Tìm hiểu khái niệm về SharePoint Server 2007

Office SharePoint Server là gì?

Microsoft Office SharePoint Server 2007 là một sản phẩm Server thuộc nhóm Microsoft Office 2007. Với sản phẩm này bạn có thể giúp doanh nghiệp mình xây dựng một hệ thống intranet và internet phục vụ cho việc trao đổi thông tin và thiết lập các quy trình làm việc.

Với SharePoint Server 2007, người dùng có thể tự mình tạo ra các site riêng cho mình hoặc cho nhóm làm việc của mình với những mục đích chia sẻ thông tin riêng, có thể phân quyền để giới hạn những người truy cập thông tin, có thể dùng các công cụ tìm kiếm để truy tìm đủ loại thông tin như nhân sự, tài liệu, tin tức nội bộ, tạo ra được các biểu mẫu chuẩn của doanh nghiệp và cho chúng vận hành theo những quy trình định sẵn với những cấp độ xem, duyệt khác nhau. SharePoint Server 2007 cũng còn được xem là một công cụ giúp bạn truy tìm thông tin khổng lồ, tạo ra các báo cáo phục vụ cho việc quản lý hoặc kinh doanh của doanh nghiệp.

Các tính năng chính của một hệ thống Microsoft Office SharePoint Server 2007

Như đã mô tả sơ bộ bên trên, Microsoft Office SharePoint Server 2007 tạo sân chơi chung cho mọi thành viên trong doanh nghiệp với giao diện thân thiện giúp cho công việc trở nên vô cùng hiệu quả. Các tính năng chính của SharePoint 2007 sẽ được nhóm lại như sau. Do các khái niệm này tương đối mới và sẽ được nhắc đi nhắc lại trong nhiều tài liệu kỹ thuật nên tôi sẽ giữ cả nguyên bản tiếng Anh cộng thêm phần dịch ý nghĩa tương tự để các bạn tiện tham khảo như sau:

1. Khả năng Làm việc cộng tác (Collaboration) cho phép các thành viên làm việc với nhau hiệu quả thông qua các tài liệu, tác vụ, quy trình và thông tin chia sẻ với các chức năng như Wiki và blogs ..

2. Cho phép tạo Cổng thông tin (Portals) Bạn có thể tự tạo MySite riêng cho mình hoặc cho nhóm và chia sẻ thông tin với những người khác.

3. Cho phép Tìm kiếm thông tin trong doanh nghiệp (Enterprise Search) Dễ dàng nhanh chóng tìm kiếm đủ loại thông tin trong hệ thống bao gồm cả con người, kỹ năng, và nội dung trong các ứng dụng đã được tổ chức trong doanh nghiệp xây dựng

4. Quản lý thông tin doanh nghiệp (Enterprise Content Management) Tạo và quản lý tài liệu, dữ liệu và nội dung có thể phát hành dạng web (Web Content).

5. Tạo các Biểu mẫu dùng chung và theo các quy trình định sẵn (Business Process and Forms) Tạo ra các quy trình xử lý thông tin và các biểu mẫu điện tử giúp tự động hóa các hoạt động trong công ty của bạn theo những quy trình định sẵn.

6. Là công cụ khai thác tài nguyên thông minh (Business Intelligence) Cho phép nhân viên văn phòng dễ dàng truy cập thông tin doanh nghiệp (có thể từ nhiều nguồn dữ liệu hoặc flatform khác nhau) sau đó tiến hành phân tích và tạo ra các loại báo cáo hỗ trợ ra quyết định hiệu quả.

Tích hợp với các sản phẩm khác trong hệ thống Microsoft Office 2007

SharePoint Server 2007 được thiết kế để làm việc hiệu quả với các chương trình ứng dụng, server và công nghệ khác trong hệ thống MS Office 2007. Ví dụ: bạn có thể đưa thông tin từ Outlook, PowerPoint, Groove, Project Professional lên SharePoint với mục đích lưu trữ, chia sẻ với các đồng nghiệp với khả năng phân quyền chặt chẽ cho những nhóm người dùng khác nhau. SharePoint cũng sẽ thông báo cho bạn biết khi tài liệu của mình có sự thay đổi hoặc cập nhật. Bạn có thể tham khảo thêm những khả năng khác của SharePoint với Office 2007 tại đây

Bộ Microsoft SharePoint bao gồm những sản phẩm và công nghệ nào?

Có 3 khái niệm mà bạn cần phân biệt và hiểu rõ khi ứng dụng Microsoft SharePoint đó là

· Windows SharePoint Services

· Office SharePoint Server 2007

· Office SharePoint Designer 2007

Chúng ta sẽ cùng nghiên cứu sâu hơn những sản phẩm này trong những phần tiếp theo.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 và Microsoft Windows SharePoint Services có quan hệ với nhau như thế nào?

Windows SharePoint Services là những dịch vụ đã được tích hợp sẵn trong Windows Server 2003 cho phép người dùng dễ dàng truy cập những thông tin trong hệ thống mạng như con người, tài liệu, và thông tin được chia sẻ khác

Office SharePoint Server 2007 cũng được phát triển dựa trên công nghệ Windows SharePoint Services 3.0 nhưng với các khả năng cao cấp hơn liên quan đến thiết lập các biểu mẫu và quản trị các site. Tất cả các chức năng có trong Windows SharePoint Services 3.0 đều có trong Office SharePoint Server 2007.

Sơ đồ bên dưới sẽ minh họa sự khác biệt giữa Windows SharePoint Services 3.0 và các phiên bản của Office SharePoint Server 2007 (Standard, Enterprise và Internet Site). Bạn có thể download về tài liệu so sánh sản phẩm tại product comparison chart (168 KB .xls worksheet).hoặc nghiên cứu sâu hơn tại trang Windows SharePoint Services 3.0 TechNet site

Khả năng	Windows SharePoint Services 3.0	Office SharePoint Server 2007 Standard CAL	Office SharePoint Server 2007 Enterprise CAL	Office SharePoint Server For Internet Sites
Collaboration	X	X	X	X
Portals		X	X	X
Enterprise Search		X	X	X
Enterprise Content Management		X	X	X
Business Process and Forms			X	X
Business Intelligence			X	X
Licensed for Internet/Extranet	X	X	X	X

Microsoft Office SharePoint Designer 2007 có quan hệ thế nào với Microsoft Office SharePoint Server 2007 và Windows SharePoint Services?

Office SharePoint Server 2007 và Windows SharePoint Services được xem là công nghệ và nền tảng của hệ thống còn Office SharePoint Designer 2007 là công cụ giúp tạo ra giao diện và điều chỉnh việc biểu diễn thông tin, tạo ra các quy trình xử lý sao cho phù hợp với hoạt động của từng doanh nghiệp cụ thể.

Bạn có thể tham khảo thông tin chi tiết về sản phẩm này tại đây Office SharePoint Designer 2007 Office Online

Các tài nguyên trên internet

· Help and How-to: Introduction to Microsoft Office SharePoint Server 2007
Phần hỗ trợ này giúp bạn quản lý tốt nội dung, quy trình làm việc và khả năng chia sẻ thông tin trong Microsoft Office SharePoint Server 2007.

· Microsoft Office SharePoint Server 2007 product guide
đây là phần cung cấp những thông tin liên quan đến tính năng của sản phẩm, bao gồm cả những phần demo các tính năng hấp dẫn của SharePoint

· Microsoft Office and SharePoint Products and Technologies integration – Fair, good, better, best
Trang web này cung cấp thông tin về khả năng mà các sản phẩm trong bộ Microsoft Office có thể giao tiếp tốt với SharePoint phiên bản 2003 và 2007 như thế nào.

· Transform your business with SharePoint Products and Technologies
Trang web này sẽ giúp bạn hình dung ra được doanh nghiệp của mình sẽ được cải thiện các quy trình quản lý thông tin như thế nào sau khi triển khai hệ thống SharePoint.

· Office SharePoint Server edition comparison document
Tài liệu này sẽ giải thích cặn kẽ từng chức năng của SharePoint Server 2007 và so sánh chúng với phiên bản SharePoint Portal Server 2003.